Henryki 2024- Zapytanie ofertowe
·
ZAPYTANIE OFERTOWE
Realizacja nagłośnienia i oświetlenia podczas imprezy masowej HENRYKI 2024 w dniach
29-30 czerwca 2024 r. w Henrykowie Lubańskim
1. Zamawiający:
Gminny Ośrodek Kultury i Sportu
ul. Dąbrowskiego 18, 59-800 Lubań
Tel. 75 648 07 44 Fax: 75 646 59 38
NIP 613-151-58-83 Regon 020404130
zwany dalej Organizatorem.
2. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa realizacja nagłośnienia i oświetlenia scenicznego podczas imprezy HENRYKI 2024 w dniach 29.06.2024 - 30.06.2024 r. na placu rekreacyjnym w Henrykowie Lubańskim wg specyfikacji technicznych wykonawców takich jak:
- MARCIN CZERSKY CZERWIŃSKI
- TYMEK
- TOMASZ KAROLAK
- PIĘKNI I MŁODZI DAWID NAROŻNY
- SKOLIM
- GRZEGORZ MARKOCKI
- BEST OF ROCK
- wykonawcy lokalni (zespoły taneczne, wokalne, wokalno – instrumentalne, dyskoteka)
- dodatkowo nagłośnienie (jeden głośnik i mikrofon) podczas sadzenia drzewka przy Cisie Henryku (najstarsze drzewo w Polsce) w Henrykowie Lubańskim w dniu 30.06.2024 r. o godz. 15.00.
Kompleksowa realizacja nagłośnienia i oświetlenia podczas imprezy masowej wg specyfikacji technicznych wykonawców takich jak gwiazdy wieczoru, zespoły coverowe, zespoły wokalno-instrumentalne, zespoły taneczne. Szczegółowy plan imprezy będzie przedstawiony na miesiąc przed wydarzeniem.
Do zadań oferenta należeć będzie w szczególności:
- dowóz i montaż konstrukcji kratownicowej adekwatnej do wymiaru sceny na przodzie i na tyle sceny do podwieszenia oświetlenia i nagłośnienia,
- dowóz i montaż zestawu oświetleniowego według riderów wymienionych wykonawców,
- dowóz i montaż zestawu nagłaśniającego według riderów wymienionych wykonawców,
- obsługa sprzętu podczas prób i w czasie trwania imprezy,
- demontaż sprzętu po zakończeniu imprezy,
- kontakt z wykonawcami wg wymagań wymienionych w riderach i umowach
- wykonawca zapewni najazdy kablowe w miejscach ruchu pieszych i na terenie sceny
- wykonawca zapewni odpowiednie oświetlenie sceny i publiczności.
· Konstrukcje techniczne opisane powyżej muszą mieć aktualne atesty bezpieczeństwa.
· Na żądanie Zamawiającego Wykonawca będzie obowiązany okazać atesty w terminie do 3 dni roboczych od dnia wezwania.
· Wykonawca ma obowiązek udostępnić Zamawiającemu wszelkie dokumenty
niezbędne do pozyskania stosownych zezwoleń na organizację imprezy, które dotyczą
przedmiotu niniejszego zamówienia.
· Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania wszelkich działań związanych z realizacją niniejszego zamówienia zgodnie z przepisami BHP.
· Do realizacji wyżej wymienionej imprezy Wykonawca winien dysponować odpowiednim zapleczem sprzętowym, odpowiednio wykwalifikowaną kadrą wykonującą starannie i priorytetowo obowiązki związane z obsługą techniczną każdego artysty, wykonawcy lub punktu programu, bez względu na jego rangę popularności oraz poziom artystyczny. Winien także spełnić wszystkie wymagania techniczne każdego z wykonawców wg riderów oraz specyfikacji technicznych występujących wykonawców.
· Wykonawca powinien posiadać doświadczenie w obsłudze min. 3 imprez
masowych (m.in. w zakresie wynajmu i obsługi sceny, oświetlenia, nagłośnienia) w ciągu ostatnich 5 lat oraz dysponować, odpowiednim sprzętem i osobami posiadającymi umiejętności lub uprawnienia do wykonania usługi.
Na potwierdzenie w/w warunku Zamawiający żąda przedłożenia stosownego Oświadczenia (należy dołączyć do oferty) o treści:
„Oświadczam, że w ciągu ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert min. trzykrotnie świadczyłem usługi w zakresie wynajmu i obsługi sceny, oświetlenia i nagłośnienia podczas imprez masowych. Usługi były świadczone w sposób należyty, zgodny z wymaganiami Zamawiającego/ych. Ponadto oświadczam iż, dysponuję odpowiednim sprzętem i osobami posiadającymi umiejętności/uprawnienia do wykonywania usługi będącej przedmiotem niniejszego postępowania.”
· wykonawca posiadać będzie wszelkie niezbędne certyfikaty, zaświadczenia i dokumenty dotyczące prowadzonej przez siebie działalności i dotyczące przedmiotu zamówienia
· zamawiający żąda przedłożenia aktualnej polisy lub innego dokumentu ubezpieczenia potwierdzającego ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej
działalności gospodarczej (potwierdzona za zgodność z oryginałem kserokopia).
3. Czas realizacji:
HENRYKI 2024 w dniach 29-30 czerwca 2024 r.
Gotowość nagłośnienia i oświetlenia – 29.06.2024 r. od godz. 13.00
Zakończenie imprezy – 30.06.2024 r. ok. godz. 23.00
Miejsce realizacji: Henryków Lubański 59-800, plac rekreacyjny ze sceną plenerową
Szczegółowy rozkład prób i koncertów zostanie dostarczony przez Organizatora minimum tydzień przed imprezą.
4. Sposób przygotowania oferty:
OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Oferta powinna być przygotowana zgodnie z formularzem ofertowym (załącznik nr 1) i wymogami zamawiającego.
2. Oferta sporządzona w j. polskim, w formie pisemnej, na maszynie, komputerze, nieścieralnym atramentem, którą wraz z załącznikami należy umieścić w zabezpieczonej kopercie opisanej: „Realizacja nagłośnienia i oświetlenia podczas imprezy masowej HENRYKI 2024”.
3. Zaoferowana cena powinna uwzględniać cenę zamówionej obsługi wraz z transportem urządzeń na miejsce wydarzenia i montażem, każdy z oferentów winien wyszczególnić urządzenia których użyje do realizacji przedsięwzięcia oraz podać ich ilość.
4. Ceny należy wyrazić w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku z podaniem wartości usługi netto oraz brutto z uszczegółowieniem dwóch terminów wydarzeń będących przedmiotem zapytania (Kosztorys musi zawierać koszty poszczególnych wydarzeń wynikający z ilość użytych urządzeń, czasu trwania wydarzenia i stopnia skomplikowania usługi).
5. Rozliczenia między Zamawiającym, a Wykonawcą będą dokonane w walucie PLN.
5. Kryterium wyboru oferty:
1. Kryterium - Cena oferty, zaproponowane urządzenia, złożoność oferty, doświadczenie w organizacji imprez masowych.
2. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaproponuje najbardziej korzystną ofertę.
3. W przypadku nie wybrania oferty (brak ofert lub odrzucenie ofert) Zamawiający dopuszcza możliwość ponownego rozpoczęcia procedury zapytania ofertowego.
4. Wykazanie minimum 3 usług wykonanych należycie w ostatnich 24 miesiącach od daty złożenia oferty, odpowiadające swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot w/w zamówienia z podaniem danych kontaktowych podmiotów organizujących/zlecających obsługę danego wydarzenia.
5. Za usługi odpowiadające swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia uważa się usługi w zakresie organizacji sceny, nagłośnienia i oświetlenia.
6. W przypadku wątpliwości co do złożonych ofert, Organizator zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia dodatkowych rozmów/negocjacji w celu wyjaśnienia zapisów w formularzu ofertowym.
7. Organizator zastrzega sobie prawo do odstąpienia od wyboru oferenta bez podania przyczyny.
6. Miejsce i termin składania oferty:
Ofertę należy dostarczyć na złączniku nr 1 (Formularz ofertowy) mailowo na adres: gokis@luban.ug.gov.pl lub w formie papierowej na adres:
Gminny Ośrodek Kultury i Sportu, ul. Dąbrowskiego 18, 59-800 Lubań,
w terminie do dnia 20.05.2024 r. do godz. 15.00.
7. Zapytania o przedmiot zamówienia:
Wszelkich informacji dotyczących przedmiotu zamówienia udziela:
Justyna Antoszewska- dyrektor GOKiS- tel. 75 648 07 44
Załącznik nr 1
FORMULARZ OFERTOWY
Dane zamawiającego:
Gminny Ośrodek Kultury i Sportu
ul. Dąbrowskiego 18, 59-800 Lubań
Tel. 75 648 07 44 Fax: 75 646 59 38
NIP 613-151-58-83 Regon 020404130
e-mail: gokis@luban.ug.gov.pl
Dane oferenta:
Nazwa ………………………………………………………….......
Adres…………………………………………………………………..
Tel/fax/e-mail…………………………………………………..…
NIP ………………………………………………………………..……
1. W odpowiedzi na zapytanie ofertowe dotyczące „Realizacja nagłośnienia i oświetlenia podczas imprezy masowej HENRYKI 2024 w dniach 29-30 czerwca 2024 r., na placu rekreacyjnym ze sceną plenerową w Henrykowie Lubańskim” (określona szczegółowo w „Zapytaniu ofertowym”)
zobowiązuje się wykonać przedmiotowe zadanie
za cenę brutto:…………………………………………
( słownie: brutto ……………………………………………………………)
2. Oświadczam/y, że zapoznaliśmy się z opisem przedmiotu zamówienia i posiadam/y możliwości i niezbędne zaplecze do jego wykonania.
3. Oświadczam/y ,że cena podana w pkt.1 zawiera wszelkie koszty związane z wykonaniem zamówienia, zgodnie z wymogami zapytania ofertowego i jest ceną ostateczną.
4. Oświadczam, że posiadamy wiedzę i doświadczenie, dysponujemy odpowiednim potencjałem technicznym, osobami zdolnymi do prawidłowego wykonania zamówienia oraz że znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej właściwe wykonanie zamówienia.
5. W razie wybrania mojej/naszej oferty zobowiązuję/emy się do podpisania umowy
w miejscu i terminie określonym przez Zamawiającego.
Załączniki:
2. ……………………………………………………………………………………………
3. ……………………………………………………………………………………………
miejscowość i data pieczęć i podpis
