ZAPYTANIE OFERTOWE
na ochronę i zabezpieczenie imprezy masowej HENRYKI 2026
w dniach 27-28 czerwca 2026 roku w Henrykowie Lubańskim
Zamawiający – Gminny Ośrodek Kultury i Sportu, ul. Dąbrowskiego 18, 59-800 Lubań, NIP 613-151-58-83, tel. 75 648 07 44 zwraca się z zapytaniem ofertowym o cenę na:
Ochronę imprezy masowej HENRYKI 2026 w dniach 27-28 czerwca 2026 r. w Henrykowie Lubańskim realizowanej zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych z dnia 20
marca 2009 r. z późniejszymi zmianami.
I. Przedmiot zamówienia:
1. Ochrona i zabezpieczenie imprezy masowej HENRYKI 2026 w dniach 27-28.06.2026 r . w Henrykowie Lubańskim realizowanej zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych z dnia 20 marca 2009 r. z późniejszymi zmianami (kwota za jedną roboczogodzinę pracownika oraz wyszczególnienie wszelkich innych kosztów: dojazd pracowników, przygotowanie dokumentacji, kierownik ochrony itd.)
27.06.2026– 28.06.2026 impreza masowa HENRYKI 2026
– dzień I, czas trwania 27.06.2026 r. od godz. 17.00 do 28.06.2026 r. do godz. 2.00 – 9 godz.
– dzień II, czas trwania 28.06.2026 r. od godz. 16.00 do 28.06.2026 r. do godz. 23.00 – 7 godz.
2. przygotowanie planów zabezpieczenia imprezy masowej; dostarczenie dokumentacji: Instrukcja ochrony Imprezy masowej, Instrukcja postępowania w przypadku powstania pożaru lub innego miejscowego zagrożenia w ciągu 5 dni od daty wyboru realizatora usługi, najpóźniej do dnia 08.05.2026 r.
3. Okres sprawowania fizycznej ochrony mienia oraz mienia osób trzecich:
- 26.06.2026 r. od godz. 20.00 do 27.06.2026 r. do godz. 7.00 – 11 godz.
- 27.06.2026 r. od godz. 2.00 do godz. 7.00 - 5 godz.
- 28.06.2026 r. od godz. 22.30 do 29.06.2026 r. do godz. 7.00 – ochrona mienia – 8,5 h
Ostateczne szczegółowe ustalenia dotyczące ilości i czasu pracy pracowników ochrony po wyłonieniu oferenta (zgodnie z ustawą).
Impreza zgłaszana na 1500 osób.
II. Warunki udziału w postępowaniu:
1. O realizację niniejszego zadania mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:
a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności /koncesja/, udzieloną przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, która obowiązuje na terenie Rzeczpospolitej Polskiej.
b) posiadają minimum czteroletnie doświadczenie w realizacji zadań z zakresu ochrony imprez masowych poparte minimum 4 referencjami,
c) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zadania
d) posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej obejmującej przedmiot zamówienia, w okresie trwania umowy, na kwotę minimum 400.000 PLN dla jednej i wszystkich szkód.
2. Niespełnianie przez Oferenta któregokolwiek z ww. warunków skutkuje odrzuceniem oferty.
III. Kryteria wyboru oferty:
1. Kryterium najniższej ceny – 100%.
2. Jeżeli żadna z ofert nie będzie spełniała oczekiwań Organizatora, lub wymagań określonych w niniejszym konkursie, Organizator zastrzega sobie możliwość zamknięcia konkursu bez wybrania oferty lub ogłoszenie nowego konkursu.
3. Organizator zastrzega sobie również możliwość zmiany warunków udziału w zapytaniu ofertowym lub jego unieważnienie bez podania przyczyny.
4. Organizator dokona wyboru oferty do dnia 30.04.2026 r.
5. Oferenci, którzy złożą oferty, zostaną powiadomieni o wynikach wyboru.
6. Po zatwierdzeniu wyboru najkorzystniejszej oferty Wykonawca zostanie poinformowany o
wyborze jego oferty.
IV. Miejsce, sposób i termin składania ofert:
1. Oferty należy złożyć osobiście lub drogą pocztową w siedzibie Gminnego Ośrodka Kultury i Sportu przy ul. Dąbrowskiego 18, 59-800 Lubań lub na adres mailowy: gokis@gokisluban.pl w terminie do 27 kwietnia 2026 roku.
2. Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną. W przypadku składania oferty w siedzibie Zamawiającego lub pocztą na kopercie należy umieścić napis: „Zapytanie ofertowe na: ochronę i zabezpieczenie imprezy masowej HENRYKI 2026 w Henrykowie Lubańskim” ofertę należy złożyć drogą elektroniczną na adres: gokis@luban.ug.gov.pl
3. Prawidłowo przygotowana oferta powinna zawierać:
a) stawkę brutto za 1 roboczogodzinę z uwzględnieniem podziału na:
- ochronę imprezy masowej HENRYKI 2026
- ochronę mienia oraz mienia osób trzecich, z których usług Zamawiający korzysta podczas realizacji imprezy
b) potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię koncesji, o której mowa w pkt. II ust. 1a) zapytania ofertowego
c) potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie minimum 4 referencje, o których mowa w pkt. II ust.1b zapytania ofertowego
d) oświadczenie Oferenta, że spełnia warunki, o których mowa w pkt. II ust. 1c) i d) zapytania ofertowego
e) potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopie polisy ubezpieczeniowej, o której mowa w pkt.II ust.1d) zapytania ofertowego
f) oświadczenie o akceptacji wzoru umowy, który stanowi załącznik nr 1 do zapytania.
V. Zawarcie umowy:
3) miejsce i termin podpisania umowy zostaną uzgodnione z wyłonionym Wykonawcą.
4) w przypadku, gdy okaże się, że Wykonawca, którego oferta została wybrana, będzie uchylał się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
5) zamówienie będzie realizowane na podstawie umowy pisemnej.
VI. Klauzula informacyjna:
Oferent wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych przez Zamawiającego dla celów związanych z zapytaniem ofertowym zgodnie z klauzulą informacyjną zamieszczoną w zapytaniu ofertowym.
VII. Forma komunikacji z Zamawiającym:
Wszelkich informacji na temat zamówienia udziela: Justyna Antoszewska email:
justyna.antoszewska@luban.ug.gov.pl , tel.75 648 07 44.
Justyna Antoszewska
Dyrektor Gminnego Ośrodka Kultury i Sportu
KLAUZULA INFORMACYJNA - RODO
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO), obowiązującego od 25 maja 2018 r., informuję, iż:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gminny Ośrodek Kultury i Sportu w Lubaniu, ul. Dąbrowskiego 18, 59-800 Lubań. Kontakt z administratorem jest możliwy także za pomocą adresu mailowego: gokis@gokisluban.pl,
2. Inspektorem Ochrony Danych Osobowych jest Aleksandra Cnota-Mikołajec. Kontakt z inspektorem jest możliwy za pomocą adresów mailowych: aleksandra@eduodo.pl lub iod@eduodo.pl,
3. Dane osobowe klientów, pracowników oraz innych osób współpracujących z administratorem przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a, b, c, e RODO w celach:
a) wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
b) wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa m.in. ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach, ustawy z dnia 5 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej,
c) realizacji zadań wynikających ze statutu administratora, w tym uczestnictwa w zajęciach przez niego organizowanych,
d) realizacji działań promocyjnych na podstawie wyrażonej zgody poprzez filmy, fotografie, artykuły itp. w środkach masowego komunikowania, w tym strony internetowej i innych.
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą:
a) organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działających na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa,
b) inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z administratorem przetwarzają jego dane osobowe,
c) podmioty realizujące zadania Administratora Danych Osobowych, takie jak: operator pocztowy, bank, dostawca oprogramowania dziedzinowego.
5. Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w pkt. 3. W przypadkach, w których wymagają tego przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - przez czas określony w tych przepisach.
6. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych,
7. Ma Pani/Pan prawo żądania od Administratora:
a) dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich pierwszej kopii,
b) do sprostowania (poprawiania) swoich danych,
c) do usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania danych na podstawie art. 17 RODO oraz art. 18 RODO,
d) do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, na zasadach opisanych w art. 21 RODO,
e) do przenoszenia danych, zgodnie z art. 20 RODO,
f) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego,
g) prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli dane przetwarzane były na jej podstawie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
W celu skorzystania oraz uzyskania informacji dotyczących praw określonych powyżej (lit. a-g) należy skontaktować się z Administratorem lub z Inspektorem Danych Osobowych.
8. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy ustawy o ochronie danych osobowych, a od 25 maja 2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE,
9. Podanie danych osobowych w zakresie wymaganym przepisami jest obligatoryjne. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości rozpoczęcia wypełniania obowiązku prawnego leżącego na Administratorze Danych Osobowych.
10. Państwa dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.