ZAPYTANIE OFERTOWE na realizację nagłośnienia i oświetlenia
ZAPYTANIE OFERTOWE
Realizacja nagłośnienia i oświetlenia podczas imprezy masowej HENRYKI 2025 w dniach
12-13 lipca 2025 r. w Henrykowie Lubańskim
1. Zamawiający:
Gminny Ośrodek Kultury i Sportu
ul. Dąbrowskiego 18, 59-800 Lubań
Tel. 75 648 07 44 Fax: 75 646 59 38
NIP 613-151-58-83 Regon 020404130
e-mail: gokis@luban.ug.gov.pl
zwany dalej Organizatorem.
2. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa realizacja nagłośnienia i oświetlenia scenicznego wraz z transportem, montażem, demontażem, obsługą techniczną, nagłośnieniową i oświetleniową podczas imprezy MASOWEJ HENRYKI 2025 w dniach 12.06.2025-13.06.2025 r. na placu rekreacyjnym w Henrykowie Lubańskim zgodnie z wymaganiami riderowymi wykonawców:
- JACEK STACHURSKY
- BOYS
- DR. SWAG
- MR. POLSKA
- BOSKI HENIEK
- An Dreo w Karina
- Robert Korólczyk
- Ewa Stefaniak
- wykonawcy lokalni (zespoły taneczne, wokalne, wokalno – instrumentalne, dyskoteka)
- dodatkowo nagłośnienie (jeden głośnik i mikrofon) podczas sadzenia drzewka przy Cisie Henryku (najstarsze drzewo w Polsce) w Henrykowie Lubańskim w dniu 13.06.2025 r. o godz. 15.00.
Szczegółowy program imprezy stanowi Załącznik nr 2 do zapytania.
Do zadań oferenta należeć będzie w szczególności:
- dowóz i montaż konstrukcji kratownicowej adekwatnej do wymiaru sceny na przodzie i na tyle sceny do podwieszenia oświetlenia i nagłośnienia,
- dowóz i montaż zestawu oświetleniowego według riderów wymienionych wykonawców,
- dowóz i montaż zestawu nagłaśniającego według riderów wymienionych wykonawców,
- obsługa sprzętu podczas prób i w czasie trwania imprezy,
- demontaż sprzętu po zakończeniu imprezy,
- kontakt z wykonawcami wg wymagań wymienionych w riderach i umowach
- wykonawca zapewni najazdy kablowe w miejscach ruchu pieszych i na terenie sceny
- wykonawca zapewni odpowiednie oświetlenie sceny i publiczności.
· Konstrukcje techniczne opisane powyżej muszą mieć aktualne atesty bezpieczeństwa,
· Wykonawca będzie obowiązany okazać atesty najpóźniej do dnia podpisania umowy,
· Wykonawca ma obowiązek udostępnić Zamawiającemu wszelkie dokumenty
niezbędne do pozyskania stosownych zezwoleń na organizację imprezy, które dotyczą
przedmiotu niniejszego zamówienia,
· Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania wszelkich działań związanych z realizacją niniejszego zamówienia zgodnie z przepisami BHP.
· Do realizacji wyżej wymienionej imprezy Wykonawca winien dysponować odpowiednim zapleczem sprzętowym, odpowiednio wykwalifikowaną kadrą wykonującą starannie i priorytetowo obowiązki związane z obsługą techniczną każdego artysty, wykonawcy lub punktu programu, bez względu na jego rangę popularności oraz poziom artystyczny. Winien także spełnić wszystkie wymagania techniczne każdego z wykonawców wg riderów oraz specyfikacji technicznych występujących wykonawców.
· Wykonawca powinien posiadać doświadczenie w obsłudze min. 5 imprez
masowych (m.in. w zakresie wynajmu i obsługi sceny, oświetlenia, nagłośnienia) w ciągu ostatnich 2 lat oraz dysponować, odpowiednim sprzętem i osobami posiadającymi umiejętności lub uprawnienia do wykonania usługi.
Na potwierdzenie w/w warunku Zamawiający żąda przedłożenia referencji oraz stosownego Oświadczenia (należy dołączyć do oferty) o treści:
„Oświadczam, że w ciągu ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert min. pięciokrotnie świadczyłem usługi w zakresie wynajmu i obsługi sceny, oświetlenia i nagłośnienia podczas imprez masowych. Usługi były świadczone w sposób należyty, zgodny z wymaganiami Zamawiającego/ych. Ponadto oświadczam iż, dysponuję odpowiednim sprzętem i osobami posiadającymi umiejętności/uprawnienia do wykonywania usługi będącej przedmiotem niniejszego postępowania.”
· wykonawca posiadać będzie wszelkie niezbędne certyfikaty, zaświadczenia i dokumenty dotyczące prowadzonej przez siebie działalności i dotyczące przedmiotu zamówienia
· zamawiający żąda przedłożenia aktualnej polisy lub innego dokumentu ubezpieczenia potwierdzającego ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej
działalności gospodarczej (potwierdzona za zgodność z oryginałem kserokopia)
· zamawiający żąda przedłożenia pisemnej akceptacji menagera i realizatora dźwięku wykonawcy JACKA STACHURSKY’EGO (korespondencja mailowa) proponowanego przez Oferenta sprzętu nagłośnieniowego, oświetleniowego i rozwiązań technicznych planowanych przy realizacji usługi
3. Czas realizacji:
HENRYKI 2025 w dniach 12-13 lipca 2025 r.
Gotowość nagłośnienia i oświetlenia – 12.07.2025 r. od godz. 13.00
Zakończenie imprezy – 13.07.2025 r. ok. godz. 23.00
Miejsce realizacji: Henryków Lubański 59-800, plac rekreacyjny ze sceną plenerową.
Szczegółowy rozkład prób i koncertów zostanie dostarczony przez Organizatora minimum tydzień przed imprezą.
4. Sposób przygotowania oferty:
OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Oferta powinna być przygotowana zgodnie z formularzem ofertowym (załącznik nr 1) i wymogami zamawiającego.
2. Oferta sporządzona w j. polskim, w formie pisemnej, na maszynie, komputerze, nieścieralnym atramentem, którą wraz z załącznikami należy umieścić w zabezpieczonej kopercie opisanej: „Realizacja nagłośnienia i oświetlenia podczas imprezy masowej HENRYKI 2025”.
3. Zaoferowana cena powinna uwzględniać cenę zamówionej obsługi wraz z transportem urządzeń na miejsce wydarzenia, montażem i obsługą.
4. Każdy z oferentów winien wyszczególnić urządzenia których użyje do realizacji przedsięwzięcia oraz podać ich ilość.
5. Oferent powinien uzyskać i dołączyć do Oferty pisemne potwierdzenie menagera i realizatora dźwięku JACKA STACHURSKY’EGO o akceptacji proponowanego sprzętu nagłośnieniowego, oświetleniowego i rozwiązań technicznych planowanych do realizacji usługi. (korespondencja mailowa)
6. Do oferty należy dołączyć referencje potwierdzające doświadczenie w zakresie którego dotyczy zapytanie oraz oświadczenie o którym mowa w pkt.2 dotyczącym realizacji obsługi imprez masowych.
7. Ceny należy wyrazić w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku z podaniem wartości usługi brutto.
8. Rozliczenia między Zamawiającym, a Wykonawcą będą dokonane w walucie PLN.
5. Kryterium wyboru oferty:
1. Cena oferty, zaproponowany sprzęt i urządzenia, akceptacja firmy przez Wykonawców, doświadczenie w organizacji imprez masowych.
2. Wykazanie minimum 5 usług wykonanych należycie w ostatnich 24 miesiącach od daty złożenia oferty, odpowiadające swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot w/w zamówienia z podaniem danych kontaktowych podmiotów organizujących/zlecających obsługę danego wydarzenia.
3. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty.
4. W przypadku nie wybrania oferty (brak ofert lub odrzucenie ofert) Zamawiający dopuszcza możliwość ponownego rozpoczęcia procedury zapytania ofertowego.
5. W przypadku wątpliwości co do złożonych ofert, Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia dodatkowych rozmów/negocjacji w celu wyjaśnienia zapisów w formularzu ofertowym.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do odstąpienia od wyboru oferenta bez podania przyczyny.
6. Miejsce i termin składania oferty:
Ofertę należy dostarczyć na złączniku nr 1 (Formularz ofertowy) mailowo na adres: gokis@luban.ug.gov.pl lub w formie papierowej na adres:
Gminny Ośrodek Kultury i Sportu, ul. Dąbrowskiego 18, 59-800 Lubań,
w terminie do dnia 09.06.2025 r.
7. Zapytania o przedmiot zamówienia:
Wszelkich informacji dotyczących przedmiotu zamówienia udziela:
Justyna Antoszewska- dyrektor GOKiS- tel. 75 648 07 44
7. Oferent wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych przez Zamawiającego dla celów związanych z zapytaniem ofertowym zgodnie z klauzulą informacyjną zamieszczoną poniżej.
KLAUZULA INFORMACYJNA
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO), obowiązującego od 25 maja 2018 r., informuję, iż:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gminny Ośrodek Kultury i Sportu w Lubaniu, ul. Dąbrowskiego 18, 59-800 Lubań. Kontakt z administratorem jest możliwy także za pomocą adresu mailowego: gokis@gokisluban.pl,
2. Inspektorem Ochrony Danych Osobowych jest Aleksandra Cnota-Mikołajec. Kontakt z inspektorem jest możliwy za pomocą adresów mailowych: aleksandra@eduodo.pl lub iod@eduodo.pl,
3. Dane osobowe klientów, pracowników oraz innych osób współpracujących z administratorem przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a, b, c, e RODO w celach:
a) wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
b) wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa m.in. ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach, ustawy z dnia 5 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej,
c) realizacji zadań wynikających ze statutu administratora, w tym uczestnictwa w zajęciach przez niego organizowanych,
d) realizacji działań promocyjnych na podstawie wyrażonej zgody poprzez filmy, fotografie, artykuły itp. w środkach masowego komunikowania, w tym strony internetowej i innych.
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą:
a) organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działających na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa,
b) inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z administratorem przetwarzają jego dane osobowe,
c) podmioty realizujące zadania Administratora Danych Osobowych, takie jak: operator pocztowy, bank, dostawca oprogramowania dziedzinowego.
5. Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w pkt. 3. W przypadkach, w których wymagają tego przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - przez czas określony w tych przepisach.
6. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych,
7. Ma Pani/Pan prawo żądania od Administratora:
a) dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich pierwszej kopii,
b) do sprostowania (poprawiania) swoich danych,
c) do usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania danych na podstawie art. 17 RODO oraz art. 18 RODO,
d) do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, na zasadach opisanych w art. 21 RODO,
e) do przenoszenia danych, zgodnie z art. 20 RODO,
f) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego,
g) prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli dane przetwarzane były na jej podstawie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
W celu skorzystania oraz uzyskania informacji dotyczących praw określonych powyżej (lit. a-g) należy skontaktować się z Administratorem lub z Inspektorem Danych Osobowych.
8. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy ustawy o ochronie danych osobowych, a od 25 maja 2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE,
9. Podanie danych osobowych w zakresie wymaganym przepisami jest obligatoryjne. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości rozpoczęcia wypełniania obowiązku prawnego leżącego na Administratorze Danych Osobowych.
10. Państwa dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.
Dyrektor Gminnego Ośrodka Kultury i Sportu
Justyna Antoszewska
Załącznik nr 1
FORMULARZ OFERTOWY
Dane zamawiającego:
Gminny Ośrodek Kultury i Sportu
ul. Dąbrowskiego 18, 59-800 Lubań
Tel. 75 648 07 44 Fax: 75 646 59 38
NIP 613-151-58-83 Regon 020404130
e-mail: gokis@luban.ug.gov.pl
Dane oferenta:
Nazwa ………………………………………………………….......
Adres…………………………………………………………………..
Tel/fax/e-mail…………………………………………………..…
NIP ………………………………………………………………..……
1. W odpowiedzi na zapytanie ofertowe dotyczące „Realizacja nagłośnienia i oświetlenia podczas imprezy masowej HENRYKI 2025 w dniach 12 - 13 lipca 2025 r., na placu rekreacyjnym ze sceną plenerową w Henrykowie Lubańskim” (określona szczegółowo w „Zapytaniu ofertowym”)
zobowiązuje się wykonać przedmiotowe zadanie
za cenę brutto:…………………………………………
( słownie: brutto )
2. Oświadczam/y, że zapoznaliśmy się z opisem przedmiotu zamówienia i posiadam/y możliwości i niezbędne zaplecze do jego wykonania.
3. Oświadczam/y ,że cena podana w pkt.1 zawiera wszelkie koszty związane z wykonaniem zamówienia, zgodnie z wymogami zapytania ofertowego i jest ceną ostateczną.
4. Oświadczam, że posiadamy wiedzę i doświadczenie, dysponujemy odpowiednim potencjałem technicznym, osobami zdolnymi do prawidłowego wykonania zamówienia oraz że znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej właściwe wykonanie zamówienia.
5. W razie wybrania mojej/naszej oferty zobowiązuję/emy się do podpisania umowy
w miejscu i terminie określonym przez Zamawiającego.
Załączniki:
1. Kosztorys szczegółowy
2. ……………………………………………………………………………………………
3. ……………………………………………………………………………………………
miejscowość i data pieczęć i podpis
Załącznik nr 2
PROGRAM IMPREZY MASOWEJ „HENRYKI 2025”
12-13 lipca - Henryków Lubański
12 lipca 2025 - SOBOTA
17.00 – Uroczyste otwarcie
17.10 – CHAOS Dance Studio – pokaz tańca
17.30 – Turniej Strażacki
18.30 – Muzyczna podróż z Ewą Stefaniak – koncert
19.30 – Dr. SWAG - koncert
20.30 – BOSKI HENIEK - koncert
21.30 – Mr. POLSKA - koncert
22.30 – Disco Party – Gra to dobrze!
01.30 – Zakończenie
13 lipca 2025 - NIEDZIELA
15.00 – Sadzenie drzewek cisowych przy Cisie Henryku
16.00 – „U Heńka na imieninach!” - powitanie gości
Występ zespołu Cisowianki
16.30 – Turniej Henryków Lubański vs Henryków z Gminy Ziębice
17.30 – Robert Korólczyk – show kabaretowe
18.30 – An Dreo e Karina - koncert
20.00 – JACEK STACHURSKY - koncert
21.30 – BOYS - koncert
23.00 – Zakończenie
