Zapytanie ofertowe

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

na

KOMPLEKSOWE WYKONANIE USŁUG GASTRONOMICZNYCH I ROZRYWKOWYCH PODCZAS IMPREZY MASOWEJ HENRYKI 2025

w dniach 12 - 13 lipca 2025 r. w Henrykowie Lubańskim

Gwiazdy wydarzenia HENRYKI 2025: JACEK STACHURSKY, BOYS, Mr. POLSKA, Dr. SWAG, BOSKI HENIEK, ROBERT KORÓLCZYK, AN DREO E KARINA, EWA STEFANIAK

I. Organizator

Gminny Ośrodek Kultury i Sportu

ul. Dąbrowskiego 18

59-800 Lubań

Tel. 75 648 07 44

e-mail: gokis@luban.ug.gov.pl

II. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest wyłączność na kompleksową obsługę gastronomiczną (w tym ciepłe posiłki napoje i piwo) i rozrywkową (tzw. wesołe miasteczko) podczas imprezy masowej HENRYKI 2025. Sprzedaż i spożycie piwa będzie odbywać się na specjalnie wyznaczonym miejscu wyłączonym z imprezy masowej, jaką są HENRYKI 2025.

III. Termin i miejsce realizacji zamówienia:

·         HENRYKI 2025:

12.07.2025 - 13.07.2025 r. (sobota, niedziela)

Plac rekreacyjny ze sceną plenerową w Henrykowie Lubańskim (59-800)

IV. Zakres obsługi:

Oferent powinien spełniać następujące kryteria:

- Oferent zgłaszający Ofertę musi być jej wykonawcą (nie może zlecać realizacji zamówienia żadnym innym podwykonawcom)

- Wykonawca przedłoży wszelkie niezbędne atesty i pozwolenia na urządzenia, które przedstawia w Ofercie, najpóźniej w dniu podpisania umowy.

- zapewnić kompleksową, zróżnicowaną i liczną obsługę w zakresie gastronomii lekkiej i ciężkiej, w tym potrawy z grilla, rożna, fast food, zestawy obiadowe, potrawy regionalne, wata cukrowa, popcorn, lody, gofry, frytki.

- zapewnić stoiska z napojami chłodzącymi (gazowane, niegazowane, soki itp.) oraz gorącymi (kawa, herbata itp.)

- zapewnić minimum 5 rollbarów

- zapewnić stoiska z asortymentem dla dzieci (zabawki, balony, upominki) 

- zapewnić urządzenia rekreacyjne „wesołe miasteczko” dla dzieci, młodzieży i dorosłych typu: zjeżdżalnie dmuchane, euro bungee, karuzele, kolejki górskie, diabelski młyn, zjeżdżalnie, autodrom, kule wodne, dmuchane tunele, miękkie góry, fotobudka, piana party itp.

- zapewnienie miejsc konsumpcyjnych dla min. 600 osób – przy stołach biesiadnych pod parasolami (min. 30 parasoli).

V. Zobowiązania stron:

1. Wykonawca jest zobowiązany:

a) do wpłacenia na konto Organizatora opłaty za wyłączność w terminie do 26.06.2025 r.

b) wykonawca własnym staraniem i na własny koszt zapewni:

- ubezpieczenie i ochronę sprzętu od momentu dostarczenia sprzętu na plac imprezy do momentu wywiezienia sprzętu),

- ubezpieczenie i ochronę świadczonych usług gastronomicznych,

- uzyskanie niezbędnych zezwoleń w zakresie świadczonych usług,

c) rozstawić stoiska i urządzenia wyłącznie w miejscach i na terenie uzgodnionym z Organizatorem,

d) zabezpieczyć we własnym zakresie okablowanie do miejsc z własnymi urządzeniami elektrycznymi (agregatów, rozdzielni). Przewody używane przez Wykonawcę muszą odpowiadać wymogom BHP i warunkom techniczno-elektrycznym.

e) posiadać odpowiednią liczbę sprzętu umożliwiającego sprawne przygotowanie i podawanie posiłków (kuchnie, grille, przyczepy gastronomiczne), z zastrzeżeniem estetycznego wyglądu tych punktów.

f) zapewnić odpowiedzialną obsługę miejsc gastronomicznych i rozrywkowych w godzinach oraz poza godzinami trwania imprezy.

g) do bieżącego utrzymania czystości zajmowanego terenu jak również uprzątnięcia zajmowanego terenu po zakończonej imprezie.

h) posiadać podręczny sprzęt gaśniczy ustawiony przy każdym punkcie gastronomicznym

i) nie dokonywać sprzedaży napojów w opakowaniach szklanych, które wykorzystywane niezgodnie z ich przeznaczeniem mogą stanowić zagrożenie dla zdrowia i życia ludzkiego.

j) posiadać aktualne wymagane pozwolenia na prowadzenie swojej działalności (m.in. aktualna koncesja/licencja na sprzedaż alkoholu) oraz niezbędną wiedzę, doświadczenie i potencjał techniczny, a także ubezpieczenie OC w zakresie prowadzonej działalności.

k) posiadanie odpowiednio wykwalifikowanej i przeszkolonej grupy pracowników wykazującej się wysoką kulturą osobistą i schludnym wyglądem oraz odpowiednimi aktualnymi zaświadczeniami wydanymi przez stację sanitarno-epidemiologiczną,

l) zachować czystość obszaru objętego wyłącznością podczas trwania imprezy oraz posprzątania tego terenu po jej zakończeniu;

ł) przestrzegać wymogów Państwowej Inspekcji Sanitarnej oraz przepisów w zakresie żywienia i podawania żywności,

m) wystawione stoiska oraz sprzęt nie mogą budzić zastrzeżeń natury estetycznej,

n) wystawiony sprzęt i urządzenia muszą być sprawne technicznie i posiadać wszystkie wymagane, (aktualne) certyfikaty i atesty;

o) przestrzegać postanowienia Organizatora w zakresie zapewnienia porządku i bezpieczeństwa przebiegu imprezy oraz Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych.

2. Organizator jest uprawniony do:

a) umieszczania w miejscu imprezy stoisk promocyjno-reklamowych sponsorów i partnerów imprezy;

b) umieszczania w miejscu imprezy stoisk promocyjno-informacyjnych organizacji pozarządowych współpracujących z GOKiS oraz Gminą Lubań.

c) organizacji poczęstunku dla gości zaproszonych w wydzielonym przez siebie namiocie dla gości zaproszonych

W związku z umieszczeniem powyższych punktów na terenie imprezy Wykonawca nie będzie rościł sobie żadnych pretensji. Wszelkie kwestie organizacyjne i rozliczeniowe związane ze stoiskami wymienionymi w pkt.V.2 pozostają wyłącznie w gestii Organizatora.

3. Organizator jest zobowiązany:

- do zapewnienia wyłączności na handel przez Wykonawcę w zakresie określonym w pkt. IV, z wyłączeniem stoisk, o których mowa w pkt.V.2. na specjalnie wyznaczonym terenie wyłączonym z imprezy masowej, jaką są HENRYKI 2025.

Organizator nie zapewnia prądu na czas trwania imprezy, agregat leży po stronie oferenta.

Organizator nie zapewnia ochrony mienia wystawianego przez Wykonawcę.

VI. Procedura:

1. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych w podziale na zadania. W wyniku zapytania ofertowego zostanie wybrany tylko jeden oferent.

2. Oferta powinna zawierać:

a) proponowana przez Wykonawcę kwotę brutto za wyłączność,

b) szczegółowy asortyment – w zakresie gastronomii i urządzeń rozrywkowych

c) udokumentowane doświadczenie w organizacji stoisk gastronomicznych i „wesołego miasteczka” na imprezach masowych - referencje

d) ogólny wizerunek stoisk i „wesołego miasteczka” z imprez obsługiwanych przez oferenta – fotografie

3. Termin składania ofert 04.06.2025 r.

4. Miejsce składania ofert:

Ofertę należy złożyć osobiście lub za pośrednictwem poczty na piśmie, w kopercie z dopiskiem

„KOMPLEKSOWE WYKONANIE USŁUG GASTRONOMICZNYCH I ROZRYWKOWYCH PODCZAS IMPREZY MASOWEJ HENRYKI 2025 w dniach 12 - 13 lipca 2025 r. w Henrykowie Lubańskim.”

na adres:    Gminny Ośrodek Kultury i Sportu, ul. Dąbrowskiego 18, 59-800 Lubań, lub mailowo na adres: gokis@luban.ug.gov.pl

VII. Kryteria wyboru

1.Organizator dokona oceny ofert na podstawie niżej opisanych kryteriów:

a)       cena – waga kryterium 80 %

„Punkty zostaną obliczone według następującego wzoru:

Cena brutto oferty badanej

---------------------------------------------------- x 80

Cena brutto oferty najwyższej spośród ocenianych ofert

W kryterium „cena” oferta może uzyskać maksymalnie 80 punktów.

b)      doświadczenie – waga kryterium 20 %

Zamawiający dokona oceny na podstawie załączonego do oferty odrębnego wykazu obejmującego wykonane usługi w zakresie gastronomii i rozrywki (tzw. wesołe miasteczko) podczas imprezy masowej w zakresie obejmującym to . Do wykazu Oferent dołączyć musi dowody, potwierdzające, że usługi te wykonano należycie. Wykaz powinien zawierać: nazwę i adres kontrahenta, nazwę przedmiotu zamówienia oraz daty wykonania zamówienia.

Wykazane usługi posłużą wyłącznie do oceny oferty w kryterium „doświadczenie” i muszą stanowić „własne” Oferenta składającego ofertę, tj. muszą być wykonane samodzielnie przez Oferenta (bez udziału innego podmiotu) z tym zastrzeżeniem, że od jednego kontrahenta może być przedstawiona tylko jedna referencja, a maksymalnie w ofercie można wskazać 20 wykonanych usług”

Liczba usług wykazanych w ofercie badanej

-------------------------------------------------------------------------------- x 20

Największa liczba wykazanych usług w pojedynczej ofercie

W kryterium „doświadczenie” oferta może uzyskać maksymalnie 20 punktów.

2. W przypadku wątpliwości Organizator zastrzega sobie możliwość dodatkowych rozmów/negocjacji w celu wyjaśnienia zapisów w ofercie.

3. Organizator zastrzega sobie prawo do odstąpienia od wyboru oferenta bez podania przyczyny.

4. W przypadku identycznej punktacji, Organizator bierze pod uwagę różnorodność i atrakcyjność oferowanego asortymentu.

5. Jeżeli żadna z ofert nie będzie spełniała oczekiwań Organizatora, lub wymagań określonych w zaproszeniu, Organizator zastrzega sobie możliwość zamknięcia postępowania bez wybrania oferty lub ogłoszenie nowego zaproszenia.

6. Organizator zastrzega sobie również możliwość zmiany warunków udziału w zaproszeniu.

7. Organizator dokona wyboru oferty do dnia 06.06.2025 r.

8. O wyborze najkorzystniejszej oferty oferenci zostaną powiadomieni mailowo.

9. Decyzja dotycząca wyboru oferty jest niepodważalna.

VII. Organizator ustala wyjściową minimalną kwotę za wyłączność w zakresie wykonania usług cateringowych i rozrywkowych imprezy masowej HENRYKI 2025 na 60 000,00 zł.

Justyna Antoszewska

Dyrektor Gminnego Ośrodka  Kultury i Sportu