Zaproszenie do składania ofert- Henryki 2022

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

na

OBSŁUGĘ IMPREZY Z WYŁĄCZNOŚCIĄ W ZAKRESIE WYKONANIA USŁUG CATERINGOWYCH

I ROZRYWKOWYCH PODCZAS IMPREZY MASOWEJ

HENRYKI 2022

w dniach 09 - 10 lipca 2022 r. w Henrykowie Lubańskim

Gwiazdy wydarzenia HENRYKI 2022: DAJ TO GŁOŚNIEJ, TOP GIRLS, JORRGUS, MIŁY PAN, BIAŁA ARMIA, zespoły coverowe, znane osobistości o imieniu HENRYK i HENRYKA

I. Organizator

Gminny Ośrodek Kultury i Sportu

ul. Dąbrowskiego 18

59-800 Lubań

Tel. 75 648 07 44

e-mail: gokis@luban.ug.gov.pl

II. Przedmiot zamówienia:

Kompleksowa obsługa gastronomiczna i rozrywkowa imprezy masowej oraz kompleksowa obsługa gastronomiczna innych imprez plenerowych na zasadach uzgodnionych z Organizatorem.

III. Termin i miejsce realizacji zamówienia:

·         HENRYKI 2022:

09.07.2022 - 10.07.2022 r. (sobota, niedziela)

Plac rekreacyjny ze sceną plenerową w Henrykowie Lubańskim

IV. Zakres obsługi:

Wykonawca wybrany na podstawie najkorzystniejszej oferty jest uprawniony do promocji swojej firmy poprzez możliwość zapewnienia obsługi gastronomicznej i rozrywkowej imprezy masowej HENRYKI 2022 w postaci poniższych zadań:

- zapewnienie kompleksowej, zróżnicowanej i licznej obsługi w zakresie gastronomii lekkiej i ciężkiej, w tym potrawy z grilla, rożna, fast food, zestawy obiadowe, potrawy regionalne, wata cukrowa, popcorn, lody, gofry, frytki.

- sprzedaż napojów bezalkoholowych (zimne i gorące),

- sprzedaż napojów alkoholowych i piwa do 3,5 %,

- zapewnienie stoisk z asortymentem dla dzieci (zabawki, balony, upominki) 

- zapewnienie urządzeń rekreacyjnych dla dzieci, młodzieży typu: zjeżdżalnie dmuchane, tory przeszkód, euro bungee itp.

- zapewnienie miejsc konsumpcyjnych dla min. 600 osób – przy stołach biesiadnych pod parasolami (min. 30 parasoli) oraz min. 4 roll-barów;

V. Zobowiązania stron:

1. Wykonawca jest zobowiązany:

a) do wpłacenia na konto Organizatora opłaty za wystawienie stoisk w terminie do 24.06.2022 r.

b) wykonawca własnym staraniem i na własny koszt zapewni:

- ubezpieczenie i ochronę sprzętu od momentu dostarczenia sprzętu na plac imprezy do momentu wywiezienia sprzętu),

- ubezpieczenie i ochronę świadczonych usług cateringowych,

- uzyskanie niezbędnych zezwoleń w zakresie świadczonych usług,

c) rozstawić stoiska na terenie realizacji imprezy wyłącznie w miejscach uzgodnionych z Organizatorem,

d) zabezpieczyć we własnym zakresie okablowanie do miejsc z urządzeniami elektrycznymi (skrzynek). Przewody używane przez Wykonawcę muszą odpowiadać wymogom BHP i warunkom techniczno-elektrycznym.

e) posiadać odpowiednią liczbę sprzętu umożliwiającego sprawne przygotowanie i podawanie posiłków (kuchnie, grille, przyczepy gastronomiczne), z zastrzeżeniem estetycznego wyglądu tych punktów.

f) zapewnić odpowiedzialną obsługę miejsc gastronomicznych i rozrywkowych w godzinach oraz poza godzinami trwania imprezy.

g) do bieżącego utrzymania czystości zajmowanego terenu jak również uprzątnięcia zajmowanego terenu po zakończonej imprezie.

h) posiadać podręczny sprzęt gaśniczy ustawiony przy każdym punkcie gastronomicznym

i) nie dokonywać sprzedaży napojów w opakowaniach szklanych, które wykorzystywane niezgodnie z ich przeznaczeniem mogą stanowić zagrożenie dla zdrowia i życia ludzkiego.

j) posiadać aktualne wymagane pozwolenia na prowadzenie swojej działalności (m.in. aktualna koncesja/licencja na sprzedaż alkoholu) oraz niezbędną wiedzę, doświadczenie i potencjał techniczny, a także ubezpieczenie OC w zakresie prowadzonej działalności.

k) posiadanie odpowiednio wykwalifikowanej i przeszkolonej grupy pracowników wykazującej się wysoką kulturą osobistą i schludnym wyglądem oraz odpowiednimi aktualnymi zaświadczeniami wydanymi przez stację sanitarno-epidemiologiczną,

l) zachować czystość obszaru objętego wyłącznością podczas trwania imprezy oraz posprzątania tego terenu po jej zakończeniu;

ł) przestrzegać wymogów Państwowej Inspekcji Sanitarnej oraz przepisów w zakresie żywienia i podawania żywności,

m) wystawione stoiska oraz sprzęt nie mogą budzić zastrzeżeń natury estetycznej,

n) wystawiony sprzęt i urządzenia muszą być sprawne technicznie i posiadać wszystkie wymagane, (aktualne) certyfikaty i atesty;

o) przestrzegać postanowienia Organizatora w zakresie zapewnienia porządku i bezpieczeństwa przebiegu imprezy oraz Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych.

2. Organizator jest uprawniony do:

a) umieszczania w miejscu imprezy stoisk promocyjno-reklamowych sponsorów i partnerów imprezy;

b) umieszczania w miejscu imprezy stoisk promocyjno-informacyjnych organizacji pozarządowych współpracujących z GOKiS oraz Gminą Lubań.

c) organizacji poczęstunku dla gości zaproszonych w wydzielonym przez siebie namiocie dla gości zaproszonych

d) organizacji jarmarku produktów lokalnych (innych niż oferowany przez Wykonawcę asortyment,

W związku z umieszczeniem powyższych punktów na terenie imprezy Wykonawca nie będzie rościł sobie żadnych pretensji. Wszelkie kwestie organizacyjne i rozliczeniowe związane ze stoiskami wymienionymi w pkt.V.2 pozostają wyłącznie w gestii Organizatora.

3. Organizator jest zobowiązany:

a) do zapewnienia wyłączności na handel przez Wykonawcę na terenie imprezy w zakresie określonym w pkt. IV, z wyłączeniem stoisk, o których mowa w pkt.V.2.

b) do zapewnienia punktu poboru energii elektrycznej o uzgodnionej mocy w miejscu realizacji imprezy;

c) zabezpieczenia miejsca dojazdu i wyjazdu z terenu imprezy.

VI. Procedura:

1. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych w podziale na zadania. W wyniku zapytania ofertowego zostanie wybrany tylko jeden oferent.

2. Kryteria oceny ofert:

a) proponowana przez Wykonawcę kwota,

b) szczegółowy asortyment – jego atrakcyjność i różnorodność,

c) udokumentowane doświadczenie w organizacji cateringu na imprezach masowych,

d) referencje

e) ogólny wizerunek stoisk z imprez obsługiwanych przez oferenta – fotografie

3. Termin składania ofert 17.05.2022 r. do  godz. 15.00

4. Miejsce składania ofert:

Ofertę należy złożyć na załączonym do zaproszenia WZORZE OFERTY (stanowiącym Załącznik nr 1)

osobiście lub za pośrednictwem poczty na piśmie, w kopercie z dopiskiem

„Obsługa imprezy z wyłącznością w zakresie wykonania usług cateringowych i rozrywkowych podczas imprezy masowej HENRYKI 2022 w dniach 09-10 lipca 2022 r.”

na adres:    Gminny Ośrodek Kultury i Sportu, ul. Dąbrowskiego 18, 59-800 Lubań,

5. W przypadku wątpliwości Organizator zastrzega sobie możliwość dodatkowych rozmów/negocjacji w celu wyjaśnienia zapisów w ofercie.

6. Organizator zastrzega sobie prawo do odstąpienia od wyboru oferenta bez podania przyczyny.

7. W przypadku identycznych lub zbliżonych ofert, Organizator bierze pod uwagę doświadczenie Wykonawców w organizacji podobnych wydarzeń oraz różnorodność asortymentu.

8. Organizator zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia ustnych negocjacji z udziałem Wykonawców, którzy złożyli najkorzystniejsze oferty. W takim przypadku o wyborze Wykonawcy zdecyduje, który z Wykonawców złoży korzystniejszą ofertę w trybie negocjacji.

9. Jeżeli żadna z ofert nie będzie spełniała oczekiwań Organizatora, lub wymagań określonych w niniejszym konkursie, Organizator zastrzega sobie możliwość zamknięcia konkursu bez wybrania oferty lub ogłoszenie nowego konkursu.

10. Organizator zastrzega sobie również możliwość zmiany warunków udziału w konkursie.

11. Organizator dokona wyboru oferty do dnia 20.05.2022 r.

12. O wyborze najkorzystniejszej oferty oferenci zostaną powiadomieni mailowo.

13. Decyzja dotycząca wyboru oferty jest niepodważalna.

VII. Organizator ustala wyjściową minimalną kwotę za wyłączność w zakresie wykonania usług cateringowych i rozrywkowych imprezy masowej HENRYKI 2022 na 26 000,00 zł.